Fusion volontaire de communes - Analyse d’impact de la BCSS

Portée de l'analyse d’impact 

À l’occasion de la fusion annoncée des communes au 2 décembre 2024 (Région wallonne) et au 1^er janvier 2025 (Région flamande), la présente fiche vise à énumérer les points d’attention et à décrire l’impact dans le domaine de la sécurité sociale, notamment en ce qui concerne la garantie de la continuité des communications de données à des institutions dans et hors de la sécurité sociale, à l’intervention de la BCSS, et l’octroi de droits par ces institutions. La Flandre a écrit un  'Draaiboek vrijwillige fusies' (scénario fusion volontaire) qui constitue une analyse d’impact de ce trajet de fusion.

Qu’est-ce une fusion ?

Une fusion de communes correspond au fait que 2 ou plusieurs communes ont décidé de ne faire plus qu’une. Différentes vagues plus ou moins importantes ont déjà eu lieu dans le passé, par exemple, en 2019, en 1983, en 1977 et en 1961.

Lors de chaque fusion, nous essayons de limiter au maximum l’impact pour les citoyens en contrôlant les changements devant être réalisés par les institutions de sécurité sociale.

L’impact direct pour les citoyens est le changement de nom de leur commune et parfois un changement de nom de rue ou une renumérotation de leur rue. En cas de changement d’adresse¹, le citoyen devra normalement se rendre à sa commune pour faire adapter les données de sa carte d’identité. Le reste devrait être au maximum transparent.

Pour les institutions de sécurité sociale, cette fusion implique une augmentation du nombre de « mutations » de changement d’adresse pour prendre en compte les nouvelles adresses des citoyens pour lesquels elles ont un dossier. Pour d’autres institutions, comme les CPAS, les changements sont plus importants car ils sont directement liés à leurs communes. Si deux communes fusionnent, alors les CPAS des deux communes vont aussi fusionner. Avec tout ce que cela peut impliquer. Dans les points ci-dessous, nous allons essayer de lister de la manière la plus exhaustives possible l’ impact sur les institutions de sécurité sociale.

Scénarios pour la fusion 2024/2025

Différents scénarios ont été définis dans le cadre de cette vague de fusions. Le scénario défini pour une commune s’applique aussi à son CPAS.

Ci-dessous figure, pour chaque trajet de fusion, le scénario qu’il va suivre ainsi que les anciens et nouveaux codes INS ainsi que les anciens et nouveaux numéros BCE.

Mutations Registre national et registres BCSS

Une fusion de communes a un impact sur « l’adresse » des personnes habitant dans ces communes. Différents changements pourront avoir lieu.

Au niveau du Registre national 

• Le TI001 indique via le code INS la commune responsable du dossier d’une personne.
• Le TI020 indique l’adresse de la personne. Cette adresse est composée du code postal, de la rue, du numéro et de la boite.

La BCSS interprète ces données pour construire les blocs de données suivants 

• ‘administrator’ qui reprend les données du TI001 et indique la commune responsable du dossier d’une personne.
• ‘residentialAddress’ qui reprend les données du TI001 et du TI020 et indique l’adresse de la personne. Cette adresse est composée des données du TI020 complétées par le code INS de la commune tel que repris dans le TI001

La BCSS propose aussi dans le registre des radiés et le registre BIS une adresse de contact qui est une adresse en Belgique, où la personne peut être contactée. Pour rappel, ce n’est pas l’adresse officielle de la personne. En effet, sans tenir compte des exceptions, soit une personne vit en Belgique et est inscrite au Registre national soit une personne ne vit pas en Belgique et est inscrite dans les registres BCSS.

Ces adresses seront mises à jour et des notifications seront envoyées.

Sur base des informations ci-dessus, nous pouvons indiquer que suite à la fusion, toutes les personnes habitant dans une commune fusionnant, sauf Anvers, feront l’objet d’une mutation des blocs « administrator » et « residentialAddress » avec, pour ces deux blocs, comme date de prise de cours la date de prise de cours du TI001 du RN. Normalement le 02/12/2024 pour Bastogne et Bertogne et le 01/01/2025 pour les autres communes.

Si lors de la fusion, une rue doit changer de nom ou une renumérotation a lieu, alors il y aura une mutation pour le bloc « residentialAddress » qui sera soit réalisée avant la fusion soit après la fusion. Si cela a lieu pendant la fusion, alors il y aura seulement une mutation pour les personnes impactées par ce changement. Ce type de mutation peut aussi intervenir pour les personnes habitant à Anvers.

Ci-dessous une estimation du nombre de Mutations/Notifications attendues pour chaque nouvelle commune.

Ci-dessous, vous trouverez les différentes étapes qui seront réalisées par la BCSS pour le traitement des mutations/notifications :

1. La BCSS traite le dernier fichier contenant les dernières mutations/notifications d’avant la fusion 
2. La BCSS configure son système pour pouvoir traiter les mutations/notifications concernant les nouvelles communes 
3. La BCSS traite le fichier spécial fusion reçu du Registre national 
4. La BCSS traite dans l’ordre les fichiers contenant les mutations/notifications reçues du RN durant le traitement du fichier spécial fusion. (reprise du traitement normal)

Lors de la reprise du traitement « normal », la BCSS traitera aussi la mise à jour des adresses de contact devant être adaptées suite à la fusion.

Fonctionnement des centres publics d’action sociale (CPAS)

En exécution du décret du 22 décembre 2017 sur l’administration locale, les CPAS en Flandre sont, depuis 2019, intégrés dans les administrations communales. Une fusion volontaire des communes a par conséquent aussi un impact direct sur le fonctionnement des CPAS qui ont recours aux services de la BCSS pour l’ouverture de diverses sources de données lors de la réalisation de l’enquête sociale et de l’octroi du droit à l’intégration sociale. Ils se connectent à cet effet, au moyen d’identifiants uniques, à l’infrastructure de la BCSS, ce qui permet à cette dernière d’identifier le CPAS, de manière unique, et de l’authentifier, de contrôler les droits d’accès et de vérifier, dans le répertoire des personnes géré par le Service public de programmation Intégration sociale (SPP IS), si le CPAS gère un dossier concernant la personne concernée. Lors d’une fusion de communes et de CPAS, ces identifiants, dans le cas du scénario 1, devront être renouvelés. Par ailleurs, les lignes d’intégration dans le répertoire du SPP IS, seront fusionnées ou transférées, en fonction du scénario qui sera applicable à ces communes spécifiques.

Les règles liées à l’octroi ou non d’un nouveau numéro BCE au CPAS résultant de la fusion des communes sont tributaires du scénario de fusion choisi par la commune. S’il y a un changement de numéro BCE, il est évident que l’impact en terme de configuration sera plus important (il faudra configurer tous les accès à la BCSS pour ce nouveau numéro) que si le numéro BCE d’un des CPAS est conservé.

Suite au changement du code INS, différentes configurations permettant de router les données au bon CPAS devront aussi être adaptées.

Dans le fichier Overzicht impact fusies OCMW's (document uniquement disponible en NL), vous trouverez un aperçu détaillé des actions liées à la fusion des communes que les CPAS doivent entreprendre.

À partir du 1^er janvier 2025, il y a lieu d’utiliser dans les flux de la BCSS, en vue de l’identification fonctionnelle des CPAS fusionnés, le numéro BCE suivant:

• dans le scénario 1: le nouveau numéro BCE;
• dans le scénario 2: le numéro BCE (actif) qui sera utilisé par les CPAS qui ont fusionné;
• dans le scénario 3: le numéro BCE d’Anvers.

Aux attestations transmises par les CPAS dans le réseau (e.a. A036 et A053), les CPAS attribuent un numéro d’attestation qui constitue une combinaison de l’année, du numéro d’ordre et du code INS. Cette logique de constitution du numéro d’attestation garantit son unicité, toutes attestations des CPAS confondues. À partir du 1^er janvier 2025 et peu importe la période à laquelle l’attestation a trait, et donc aussi pour les attestations (tardives) qui ont trait à l’année 2024, la logique suivante est appliquée pour ce qui concerne l’utilisation du code INS dans le numéro d’attestation:

• dans le scénario 1: le nouveau numéro INS;
• dans le scénario 2: le nouveau numéro INS;
• dans le scénario 3: le numéro INS de la ville d’Anvers.

Octroi automatique de droits supplémentaires (SSH)

À la demande du gouvernement fédéral, la BCSS pilote le projet ‘statuts sociaux harmonisés - droits dérivés (SSH)’. Un droit dérivé constitue le droit à un avantage quelconque, dans ou en dehors de la sécurité sociale, dont bénéficie une personne physique (ou ses ayant-droits) en raison du statut de cette personne physique (ou de ses ayant-droits) en sécurité sociale. Les droits supplémentaires accordés par des communes et CPAS doivent être couverts par un règlement communal ou par une décision du Conseil communal ou du conseil du CPAS. En fonction du scénario retenu par la commune/le CPAS, il sera  nécessaire de renouveler tout ou une partie de la procédure de demande (nouveau règlement/ nouvelle décision et/ou nouveau contrat et/ou nouvelle configuration technique).

Dans le cas concret de cette fusion, vous retrouverez dans le tableau ci-dessous les communes ayant une contrat SSH qui pourra être reconduit, suivant les conditions définies ci-dessus, après le 1er janvier 2025.

Études d’appui à la politique

La BCSS gère le datawarehouse marché du travail et protection sociale qui permet de coupler des données socio-économiques provenant des institutions de la sécurité sociale belge et d’autres institutions publiques. Le but du datawarehouse marché du travail et protection sociale est de pouvoir répondre de manière plus correcte, plus rapide et moins onéreuse aux demandes de données émanant de centres de recherche et des autorités. Lors de la réalisation d’études longitudinales dont le champ d’application personnel est basé sur une délimitation territoriale et dont la durée coïncide avec la période au cours de laquelle la fusion des communes concernées aura lieu, la population ne peut plus être délimitée de manière univoque (p.ex. étude pour la population de la commune A qui est intégrée dans la commune B).

Les fusions seront répercutées dans le datawarehouse marché du travail et protection sociale lors de l’intégration des données de 2024/2025.

Gestion des droits d’accès

Ici, nous visons particulièrement l’accès aux portails/applications web proposés tant par les entités fédérales que régionales.

Accès au portail de la sécurité sociale

Pour le scénario 1, création d’un nouveau numéro BCE, les gestionnaires d‘accès principaux ont été créés par l’ONSS. Ils doivent recréer toutes les configurations nécessaires. Si souhaité, une fois la création des « rôles » réalisée, ils peuvent nous contacter pour déterminer avec l’ONSS s’il est possible d’ajouter en masse le personnel désigné dans chaque rôle sur base de listes disponibles/fournies.

Au vu de la période de l’année, si vous souhaitez une collaboration avec l’ONSS, les contacts doivent être pris rapidement si vous souhaitez que cela soit encore réalisé en 2024.

Point de contact pour cet aspect : vincent.turine@ksz-bcss.fgov.be

Pour le scénario 2 et 3, conservation du numéro BCE d’une commune, les gestionnaires d’accès existants doivent adapter leurs configurations pour ajouter le personnel venant des autres communes.

Le site de CSAM (Gestion des Gestionnaires d'Accès - CSAM.be) vous propose aussi de nombreuses informations sur la gestion des accès.

Cette documentation Fusies 2025 – Richtlijnen.pdf (documentation uniquement disponible en NL) a été rédigée pour les CPAS mais les idées de base sont les mêmes pour tous.  

Accès aux applications fédérales

Ce document FAS – Rollenbeheer – fusies v3.pptx (document uniquement disponible en NL), qui nous a été fourni par BOSA, vous informe des procédures à suivre lorsque deux entités fusionnent.

Pour toutes informations complémentaires, nous vous renvoyons comme indiqué dans ce document vers servicedesk.DTO@bosa.fgov.be.

Accès aux applications de la Région flamande

Le site suivant devrait apporter toutes les réponses à vos questions (https://www.vlaanderen.be/digitaal-vlaanderen/onze-diensten-en-platformen/veiligheidsbouwstenen-applicatie-en-platformdiensten/toegangsbeheer).

Si malgré tout vous avez encore des questions, vous pouvez contacter : fusies@vlaanderen.be

Divers 

Configurations des services BCSS

Diverses communications de données délimitent la population cible sur la base de la résidence dans une commune, ce qui est vérifié au moyen du code INS des communes; ces services devront également être adaptés afin de pouvoir continuer à délimiter correctement la population.

De manière non exhaustive, il s'agit des flux liés  

• à l’invitation pour le dépistage du cancer
• à la détection des scolarisables
• à la détection des enfants ouvrant le droit aux allocations familiales
• à la vaccination
• aux trajets d’intégration
• à la notification de certaines données, dont par exemple le handicap, à certaines institutions régionales
• …

Utilisation de l’eBox

Tant les communes que les CPAS transmettent, en leur qualité d’organismes émetteurs, des documents au citoyen dans sa boîte aux lettres électronique sécurisée. En cas de fusion de communes, un nouveau processus d'intégration doit être mis en place en fonction du scénario choisi.

Les communes et CPAS changeant de numéro BCE recevront un nouvel eBox entreprise.

Contact

Pour de plus amples informations, contactez le service Gestion des programmes, projets et clients (PPKB). External@ksz-bcss.fgov.be

[1] Voir l’article 5, § 4, de l’AR du 25/3/2003 : même si seul le nom de la commune change, il y a lieu d’adapter l’eID (délai de 5 ans : ‘délai raisonnable’ pour modification du nom de la rue et/ou du numéro de la maison).